«Шестое чувство эффективности»: зачем оно нужно и где его взять?

Любому руководителю хочется больше успевать, укладываться в сроки и при этом не испытывать перегрузок, не превращаться в трудоголика. И желательно-тратить поменьше времени и сил на тайм-менеджмент, не утопать в планах и тайм-шитах.

Ленивые методы повышения личной эффективности. Одним из них является хронометраж. Технически метод очень прост. Вы начинаете что-то учитывать: расходы времени, денег, количество принятых на совещаниях решений и т. д., и т. п., — и благодаря этому все само изменяется в лучшую сторону. Удивительно, но факт - если вы повесите на стену красивый график, на котором начнете ежедневно отмечать продолжительность совещаний, она начнет сокращаться, даже если никаких действий вы не предпринимаете.

Итак, простой учет расхода времени, без всяких дополнительных усилий, уже дает положительный эффект. Но еще более важный результат хронометража — выработка «чувства времени», «чувства эффективности», благодаря которому вы неожиданно находите новые резервы. Покажем на примере, как это происходит и как отражается на управлении фирмой.

Пример успеха: менеджер и хронометраж. Чтобы наглядно продемонстрировать важность хронометража, рассмотрим его действие в ситуации, когда время менеджера расходовалось, на первый взгляд, вполне эффективно. Вот несколько цитат из отзыва руководителя нескольких отделов в московском ИТ-холдинге.

Преуспевающий менеджер, прекрасно владеющий классическим западным тайм-менеджментом. «Раньше я считал, что являюсь для окружающих вообще и для подчиненных в частности эталоном рациональности и эффективности — два высших образования, успешная карьера, профессиональный рост, спорт, иностранные языки. Я был уверен, что умею организовать личное время, могу научить этому других. Все знали, что с аргументом „у меня не хватает на это времени" ко мне лучше не подходить. Однако, изучив рекомендованную литературу, я решил все-таки провести эксперимент и начал хронометраж личных затрат времени».

Немедленные результаты. «Первое — обнаружились значительные резервы. Если бы до хронометража мне сказали, что у меня есть такой запас времени, который я могу использовать по своему усмотрению, я воспринял бы это как неудачную шутку, но реальность оказалась впечатляющей. Около двух с половиной часов рабочего времени ежедневно тратилось на „обработку внешних прерываний" и возврат к выполнявшейся ранее работе».

Наличие таких огромных резервов времени становится очевидным, если взглянуть на рисунок. В рамках западной школы тайм-менеджмента, ориентированной, в первую очередь, на планирование и контроль, выявить эти резервы значительно сложнее, чем по методам отечественной, акцентирующей внимание на хронометраже и оценке эффективности. Здесь мы не будем подробно говорить о том, как бороться с самым страшным из офисных поглотителей времени. Отметим лишь, что отчасти это доступно человеку даже при сохранении прежнего окружения (из того же отзыва: «окружающие сами перестали отвлекать по пустякам»). Но в полной мере проблема решается с помощью договоренностей в команде, корпоративных традиций и стандартов (например, права менеджера на два часа в день отгораживаться «красным сигналом светофора», который можно нарушать только ради дел чрезвычайной важности).

Мышление, направленное на эффективность. «Второе (и наиболее важное): я начал остро ощущать неэффективность происходящих вокруг процессов. Появилось так называемое „чувство времени", быстро переросшее в „чувство эффективности", немного зудящее ощущение неидеальности организации работы. Результатом явилось создание в компании „зоны эффективности" вокруг себя, то есть такого жизненного пространства, попав в которое, окружающие могут комфортно себя чувствовать только в том случае, если рационально расходуют свое и чужое время».

Появившийся своеобразный «вестибулярный аппарат», отслеживающий процессы, не ограничивает область своего действия личной работой обладателя. Он заставляет по-другому взглянуть на все и зачастую сразу подсказывает способы повышения эффективности. Еще одна цитата:

«Время выполнения стандартных операций по отделу тестирования, к примеру, удалось сократить на 40%. Это позволило выполнять тестирование новой версии системы за шесть рабочих дней, вместо двух недель ранее. Хотелось бы подчеркнуть, что достигнуто оно было исключительно оптимизациеи стандартных процессов силами самого подразделения».

Итак, хронометраж позволит найти резервы времени, о которых вы могли и не подозревать, а также поможет выработать «чувство времени» и «мышление, направленное на эффективность». Что же конкретно нужно сделать для получения необходимых результатов?

Начало хронометража: смотрим на себя в «зеркало»

Действие хронометража основано на следующем эффекте. Необходимость несколько раз в день письменно фиксировать совершаемую работу и ее длительность вырабатывает особого рода внимание к собственной деятельности, в частности — к ее временным характеристикам. Это внимание перерастает в описанное ранее «чувство времени», которое является основой для дальнейшего повышения личной эффективности.

Исходя из этого, на начальном этапе хронометража нужно ставить себе, главным образом, психологические задачи, а именно:

- включить в свой распорядок неукоснительное правило: раз в 1-2 часа или чаще письменно фиксировать совершаемые дела и расходы времени на них;

- сделать это такой же естественной привычкой, как чистка зубов по утрам;

- не пытаться предпринимать никаких решительных действий по итогам наблюдений.

Последний пункт особенно важен. Посмотрев на себя в «зеркало» хронометража, человек, как правило, хочет тут же бросить это дело и продолжать по-прежнему «вкалывать как лошадь» по 5-6 часов реально плодотворного времени в сутки. Другая крайность — пытаться немедленно перестроить свою работу, устранить все отвлечения и т. п. При этом быстро перестроиться не получается, ко всем прочим «напрягам» добавляется еще один, усиливается стресс и т. д. Чтобы этого не происходило, к хронометражу нужно относиться очень спокойно и несколько отстраненно. Ваша задача — просто увидеть, на что тратится время, и научиться чувствовать эффективность происходящего.

Порядок фиксации расходов времени. Записывать дела и их продолжительность лучше всего при каждом переключении внимания. Через несколько дней, по мере выработки внимания к времени, вам будет достаточно записывать его расходы раз в 30-60 минут по памяти. К более низкой частоте записи стоит переходить только по прошествии нескольких недель, иначе вы рискуете потерять крупицы времени, которые хорошо видны вблизи, но плохо — издали.

Отметим распространенную ошибку — попытку компьютеризировать этот этап. Как правило, использование специальных программ для учета времени только осложняет процесс. Но самое главное — такие программы накрепко привязывают вас к компьютеру. Даже если это карманный компьютер, заглядывать в него каждые 30-40 минут гораздо менее удобно, чем в простой блокнотик. В результате значительная часть записей делается по памяти, не по «свежим следам» событий, а это существенно снижает результативность хронометража.

Оптимальная точность учета — 5, максимум 10 минут. Таким образом, должны отмечаться все виды активностей, длительность которых превышает 2-3 минуты. Например, взгляд в окно, длившийся 30-40 секунд, фиксировать нет смысла. А вот разговор с коллегой, отвлекшим по мелкому вопросу на 3-4 минуты, нужно, так как именно здесь находятся залежи полезного времени, рассыпанного мелкими крупицами.

Формы учета личного времени. Первый и самый простой способ учета — фиксация начала и окончания любого дела. Например:

Достаточно быстро вырабатывается собственная система сокращений, наиболее удобные формы табличек и т. п. Если вы предпочитаете не цифры, а рисунки, можно сделать изображающую день табличку и закрашивать в ней нужное количество квадратиков. Пределов вашему творчеству и изобретательности не должно быть. Главное, чтобы способы оформления хронометража помогали достичь основной цели — выработки внимания к времени.

Второй, несколько более сложный, способ учета — фиксация времени начала дела и его продолжительности. К нему стоит переходить, когда выработалась устойчивая привычка записывать все расходы времени в течение дня. Пример такого учета:

Такой способ учета помогает отследить сопутствующие непродуктивные расходы времени, например мелкие передвижения, поиск нужных документов и т. п. Сумму длительностей всех полезных работ А. А. Любищев, о котором мы рассказывали в предыдущей статье цикла, называл «время нетто», а длительность всего периода учета — «время брутто», по аналогии с массой предмета без упаковки и в упаковке. Разность этих двух величин дает первый полезный показатель — количество «отходов времени» за день. Отношение времени «нетто» к «брутто» дает второй показатель — своеобразный «коэффициент полезного действия».

На начальном этапе ведения хронометража (первые 3-4 недели) более сложные показатели вряд ли потребуются. В дальнейшем от сплошного хронометража можно будет переходить к «прицельному»: формировать собственную аналитику, создавать систему «персонального управленческого учета». Как это сделать — будет рассказано в одной из следующих статей. А сейчас — о том, что может помешать вам достигнуть высоких результатов с помощью хронометража.

Почему вам захочется все это бросить?

Наиболее сильное препятствие хронометражу — динамичность управленческой работы, перенасыщенность информацией, контактами, делами. Естественная первая реакция менеджера на предложение провести хронометраж: «В течение рабочего дня мне на это отвлекаться совершенно невозможно, я слишком занят».

На первый взгляд, это кажется справедливым. На самом же деле запись своих дел и их длительности требует в совокупности не более 10-15 минут в день. Проблема заключается в том, чтобы помнить об этой необходимости. Но это вскоре входит в привычку и перестает быть затруднительным. К тому же небольшие остановки на время записи происходящего дают менеджеру неоценимую возможность: на секунду-другую задуматься о том, что он делает. Это крайне важно, так как весь тайм-менеджмент может быть сведен к одной поговорке: «Отойдем да поглядим, хорошо ли мы сидим». Чтобы повысить личную эффективность, не нужно овладевать специальными технологиями — достаточно уделять время тому, чтобы осматривать свою деятельность и думать над ее улучшением. Этот принцип верен и для больших масштабов времени, и для одного дня. Секунды, потраченные на заполнение тайм-шита, как раз и позволяют «взглянуть на себя со стороны».

Справиться с проблемой необходимости помнить о хронометраже помогут простые технические приемы. Например, можно связать заполнение тайм-шита с каждым взглядом на часы; поместить листок с данными хронометража в ближайший раздел органайзера, и т.п. При этом очень важно не придавать большого значения забывчивости — на первом этапе она нормальна. Если вы внезапно обнаруживаете, что вот уже три часа не записываете, чем занимались, не нужно огорчаться, раздражаться и бросать хронометраж. Просто начните снова, с того момента, когда вспомнили о нем. Постепенно размеры таких «неучтенных участков» будут сокращаться и через несколько дней сведутся к нулю. Кстати, вы можете даже ввести такой показатель качества: отношение неучтенного времени к общей продолжительности рабочего дня, и отслеживать его изменения с первых дней хронометража.

Еще одна трудность связана с формами учета. Цифры могут не давать достаточно наглядной картины. Тогда удобно воспользоваться «хронокартой Керженцева», названной в честь одного из видных деятелей отечественной научной организации труда 20-х годов, руководителя Лиги «Время» Платона Михайловича Керженцева.

На такой карточке вы изображаете ход дня графически. Это требует более объемных листов и некоторых усилий по распечатке карточек, зато позволяет легко вести учет — просто рисуя полоски нужной длины. Кроме того, вы получаете очень наглядное изображение вашего рабочего дня. При ведении прицельного хронометража и аналитики работа с такой хронокартой будет излишней, но на начальном этапе выработки «эффективного мышления» может оказаться очень полезной.

Наконец, могут создавать сложности желание немедленно что-то изменить и сомнения по этому поводу. Например, директор одной дизайнерской фирмы спрашивал автора статьи после первых дней хронометража: «Иногда я часами сижу и просто пью кофе, и сейчас недоумеваю — записывать мне это как поглотитель времени, бороться с этим? Но иногда после этого сидения в голову приходят новые идеи». Здесь, как и в любом другом подобном случае, ответ один: не нужно пытаться резко изменить сложившийся рабочий стиль, сразу выяснять: «правильно ли я делаю то-то и то-то?» и перекраивать устоявшиеся привычки. Развитие должно быть только эволюционным. Если какие-то показатели в результате наблюдений начинают изменяться в лучшую сторону сами — прекрасно, но это пока не основная задача. Главное — получить объективную картину своего времени, а также сделать хронометраж приятной и естественной привычкой, позволяющей вам «поддерживать тонус», высокую сосредоточенность и эффективность.

Итак, ваши практические действия:

1. Распечатать нарисованную в Word табличку или просто взять чистый лист бумаги и начать учет своего времени. Без напряжения и попыток сразу что-то менять.

2. Фиксировать каждые 30-40 минут расходы времени с точностью до пяти минут. Если необходимость делать это забывается — не удивляться и начинать учет с того момента, в который вы вспомнили о ней.

3. Выработав у себя «чувство времени» и «чувство эффективности», радоваться красивым решениям для повышения производительности, которые будут приходить к вам сами. И наслаждаться жизнью: ее стало больше, потому что появилось больше времени, которое и есть — жизнь.

Источник: business-magazine.ru

Версия для печати
Обсудить статью на форуме.