Искусство управления временем

Жизнь руководителя уплотнена до предела, его рабочий день ненормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к назначенному сроку, выполнить все данные обещания. При этом ощущение цейтнота нарастает, организм реагирует на нехватку времени как на стресс, отвечая ухудшением самочувствия, а затем и серьезными сбоями. Возможно ли управлять временем? Реально ли успевать делать все намеченное, оставаясь спокойным? Давайте разберемся…

Время — это уникальный, невосполнимый ресурс. Его нельзя вернуть, купить, передать, приостановить или ускорить. Временем невозможно управлять. Им можно только пользоваться. Управление временем в действительности является самоорганизацией.

Однако каким бы организованным человек ни был, он не может добиться полного контроля над своим рабочим временем, поскольку каждого всегда поджидает большое количество Воров Времени. Среди них важные, но не запланированные посетители, телефонные звонки, просьбы коллег, совещания, время на проезд для встречи с партнерами и т.д.

К значительным потерям времени приводят также

* переработки. Перенапряжение приводит к низкой производительности с посредственным качеством труда;

* откладывание дел. Некоторые люди откладывают решение важных задач на последнюю минуту, потому что сопутствующее напряжению повышение уровня адреналина может быть настолько возбуждающим, что это становится пагубной привычкой. Откладывание всего до последней минуты не оставляет времени для исправления ошибки в том случае, если что-то пойдет не так. Кроме того, работа не становится более привлекательной, будучи отложенной. Наоборот, тяжелые мысли о том, что ее только предстоит вам сделать, отнимают много сил. Делайте сложные дела в первую очередь, пока вы еще полны сил;

* переключение. Одна из причин потерь времени — сложности, связанные с переключением с одной деятельности на другую. Надо осознавать это и стараться объединять сходные задачи в блоки (работа с бумагами, телефонные звонки и ответы на входящие и т.д.). Начиная дело, старайтесь довести его до конца не прерываясь. Чтобы вас не беспокоили, предупредите секретаря о том, что вы заняты и временно «отсутствуете» для всех остальных дел и подчиненных;

* нереалистичные сроки. Необходимо ставить реалистичные цели и выделять достаточное количество времени на их достижение. Закон Паркинсона гласит: «работа занимает время, отпущенное на нее». Всегда намечайте крайний срок выполнения каждой задачи, чтобы не попасться в ловушку перфекционизма. Обозначьте дедлайн для каждого из намеченных дел и жестко стремитесь не нарушить установленных временных сроков;

* человеческий фактор. Планируя телефонные звонки, проводя совещания, общаясь с партнерами, кратко фиксируйте результат каждой значимой беседы. Это поможет вам позже сэкономить время и избежать мучительных усилий на воспоминания.

Необходимо овладеть инструментами эффективной организации своего времени, поскольку

* напряженная конкуренция провоцирует ускорение перемен: ни одна компания не может позволить себе роскошь остановиться в своем развитии или даже замедлиться, чтобы перевести дыхание;

* количество новой информации растет — необходимо постоянно изыскивать дополнительное время для приведения знаний и умений в соответствие с требованиями времени;

* скорость «старения» информации велика — необходимо успевать изменять свои представления;

* возрастает скорость передачи информации.

Симптомы недостатка времени

* Постоянная спешка, суетливость.

* Невозможность сосредоточиться на одной задаче.

* Желание выполнить все дела.

* Отсутствие четкого распределения дел по степени важности.

* Большой поток рутинных и срочных дел.

* Несвоевременность ответов на деловые письма.

* Постоянные помехи в работе. Отвлекающие телефонные звонки, посетители.

* Доработки дома за счет времени, предназначенного для отдыха.

* Ощущение хронической усталости и цейтнота.

* Секретарь не в курсе дел своего руководителя.

* Выполнение работы за своих подчиненных.

* Ухудшение взаимоотношений в коллективе, конфликты.

Если вы наблюдаете вышеперечисленные симптомы в своей работе, значит, ваше время неправильно организовано. Следовательно, необходимо применять инструменты эффективного использования времени. Но прежде чем перейти к ним, ответьте на вопрос: зачем вам нужно время? Какие цели вы ставите перед собой? Соотносится ли то, что вы делаете каждый день, с долгосрочными целями и смыслом вашей жизни? Только если ваши жизненные цели включены в ежедневную деятельность, планирование будет эффективным, а удовлетворенность жизнью высокой.

Инструменты управления временем

Выделение жизненных целей. Итак, прежде всего необходимо определить:

* есть ли у вас в жизни цели, которых вы стремитесь достичь;

* делаете ли вы что-либо каждый день для реализации этих целей;

* делаете ли вы это оптимально эффективно?

Создайте свою декларацию жизненных целей, обдумав следующие вопросы:

* каковы мои жизненные цели;

* чего я хочу достичь в ближайшие 3–5 лет;

* что мне необходимо сделать в течение будущих 6 месяцев?

Ответив на эти вопросы или даже выписав цели на бумаге, проанализируйте списки. Если они похожи, значит, ваши цели непротиворечивы. Если они сильно различаются, задумайтесь: стоит ли ждать чего-то, чтобы приступить к реализации планов? Может быть, начать прямо сейчас?

Определение приоритетов. Скорее всего, количество намеченных целей столь велико, что на их выполнение может не хватить целой жизни. Поэтому необходимо расставить приоритеты. Распределите все цели по степени важности. В этом поможет вам притча: «Вы с караваном верблюдов пересекаете пустыню. Вдруг нападают разбойники. Главарь разбойников говорит вам: «Или мы тебя убьем, или отдай одну из своих целей». Отдайте ту цель, которой жаль меньше всего, и присвойте ей последний номер в вашем списке». Таким образом вы выделите самые важные цели.

После того как вы составили перечень того, к чему следует стремиться в первую очередь на данном жизненном этапе, можно переходить к планированию как долгосрочному, так и краткосрочному, т.е. определить те дела, которые будут способствовать достижению ваших самых важных целей.

Однако прежде чем приступать к планированию, проведите «инвентаризацию времени». Вспомните, на что вы тратите свое рабочее время. При этом не стоит опираться на память. Наше ощущение времени субъективно: десятиминутный скучный доклад может показаться нам вечностью, а 30 минут общения с другом по телефону — мгновением. Попробуйте фиксировать во время рабочего дня, на что вы тратите время. Нет необходимости записывать все, отмечайте каждое переключение внимания:

* на телефонные звонки (Т);

* на незапланированных посетителей (П);

* на несрочное, но интересное дело посреди утомительной, но неотложной работы (И);

* на проведение совещаний (С);

* на чтение отчетов и других документов (Ч).

Для некоторых людей учет времени является организующим фактором, и они ведут его постоянно, расписывая свою жизнь по минутам. Необходимо отметить, что иногда такой подход может стать источником сильного напряжения и принести больше вреда, чем пользы. Золотая середина — учет по выбранным параметрам.

На этапе инвентаризации необходим тотальный учет времени. Данные вносите в таблицу «Анализ видов деятельности и расхода времени», состоящую из двух граф: «Вид деятельности» и «Расход времени». Заносите, по возможности, все выполненные за день дела и фиксируйте затраченное время с точностью до 10 мин. Этап инвентаризации занимает одну неделю.

Постоянно анализируйте записи. Подумайте: какие дела вы могли бы делегировать? Какие дела можно делать более эффективно, а какие можно не делать вообще?

Планирование дальнейших действий. Наиболее распространенный способ планирования — это составление списка дел. Многие составляют его каждый день и по мере выполнения вычеркивают из него завершенные дела, а также вписывают новые.

Это полезная привычка, однако

* не вносите в этот список обычные, цикличные дела вроде чистки зубов или утреннего кофе. Записывайте только то, что требует вашего внимания;

* составляя список дел, распределите их по степени важности и выделите примерно по четыре самых приоритетных для каждой цели;

* начинайте с самых важных дел. Помните о правиле 80:20 — 80% успеха приносит реализация 20% дел, т.е. 2 выполненных из 10 намеченных дел принесут вам максимум успеха! Не попадайте в ловушку первоочередного исполнения легких дел с целью скорейшего вычеркивания их из списка. Выбирайте для выполнения важных дел наиболее продуктивное время дня. Для менее значимых задач используйте стратегию ожидания дополнительного сигнала о необходимости их выполнения. Пока сигнала не последовало, не делайте их;

* если вы замечаете, что затягиваете время начала работы над важным или неприятным делом, значит, вам необходима программа борьбы с одним из главных препятствий в достижении цели — промедлением;

* определите бюджет своего времени и совокупность задач. При планировании используйте правило 40:60 — 60% времени планируйте, 20% — отведите на непредвиденные обстоятельства, 20% — спонтанное время.

Создавая план действий, помните, что особенность организации времени состоит в том, чтобы планировать сначала год, а потом день.

* Отметьте в еженедельнике важные моменты года:

o регулярные совещания;

o заранее известные события (годовое общее собрание акционеров, отраслевые выставки и конференции и т.д.);

o личные даты;

o важнейшие дела (поездки в командировки, визиты зарубежных партнеров и т.п.).

* Спланируйте следующую неделю:

o оставьте один день в неделю свободным от встреч — резерв времени для решения непредвиденных важных задач;

o составьте расписание еженедельно повторяющихся дел;

o подсчитайте, сколько времени осталось в вашем распоряжении.

Выполнение планов. Возможно, вы запланировали все же больше дел, чем в состоянии выполнить. Следовательно, необходимо изыскать дополнительные ресурсы.

Для начала разделите все дела на четыре категории:

* важные и срочные;

* важные, но не срочные;

* срочные, но не важные;

* не срочные и не важные.

Естественно, дела могут «кочевать» из одной группы в другую. Например, подготовка к совещанию неделю назад была делом важным, но не срочным, а теперь, накануне совещания, стала важным и срочным. А разрешение конфликта между двумя подчиненными час назад было делом важным и срочным, а в данный момент стало не важным и не срочным, т.к. они сами разрешили противоречие. Пометьте в ваших списках эти дела символами «ВС», «ВН», «СН», «НН». Подумайте: какие из них вы должны сделать сами, какие за вас могут сделать другие и какие можно не делать вовсе?

Если вы затягиваете работу над самым важным делом, еще раз определите — действительно ли оно сейчас является первоочередным?

* Если приоритеты изменились, тогда передвиньте это дело на ту ступеньку, которую оно сейчас занимает.

* Если это дело действительно важное и вы просто боитесь приступить к нему из-за его сложности, используйте метод швейцарского сыра: делайте хоть что-то, но для продвижения в нужном направлении. Приготовьте бумаги на столе или напишите план.

* Если это дело не столь важное, но почему-либо неприятное для вас, например, работа, которую вы не любите делать, подумайте, кому можно поручить ее. Если это неприятный разговор, который вы должны провести сами (допустим, сказать сотруднику об увольнении или клиенту о задержке поставки крупной партии товара), то продвиньтесь хотя бы на шаг: откройте книжку, найдите номер или набросайте план беседы. Представьте самое плохое, переживите его и примиритесь с ним. Попросите секретаря соединить вас в определенное время. Потом проведите разговор.

Как бороться с промедлением?

* Обсуждайте ваши проблемы с другими людьми или размышляйте о них, смотрите с разных точек зрения. Это поможет понять причины затруднений, а слушающие вас люди, весьма вероятно, натолкнут на подходящее решение.

* Представьте, что произойдет в результате отсрочки. Используйте пугающие картины будущего как мотивирующий фактор.

* Затем представьте, что вы будете чувствовать, когда справитесь с делом. Используйте появившийся энтузиазм.

* Постарайтесь найти что-то интересное или полезное для себя в этом деле.

* Не корите себя слишком сильно, увеличивайте нагрузку на силу воли постепенно.

Составление расписания.

* Определите для себя наиболее продуктивные часы дня и соотнесите их со своим расписанием. Производительность у некоторых людей наиболее высока утром, у других — днем или вечером. Обычно мы следуем полуторачасовым ритмам подъема и спада активности.

* Выделите время для интеллектуальной, сосредоточенной работы и попросите секретаря принимать в это время звонки, перенаправлять абонентов к другим сотрудникам или сообщать о том, когда с вами можно будет связаться. Это даст вам возможность размышлять над стратегическими вопросами.

* Выделите часы приема, в которые вы встречаетесь с сотрудниками, и не принимайте их в другие часы. Если к вам заходит подчиненный или коллега «на минуточку», имея в виду час, мягко скажите, что сейчас действительно можете уделить ему лишь минуту, предложите зайти позже, обратиться к заместителю и т.д. Действительно срочные вопросы, требующие вашего экстренного вмешательства, встречаются не так уж часто.

* Отведите себе время для отдыха — оно должно быть заложено в расписание наряду с другими делами. Если вы вовремя не отдохнете, то остальную часть дня ваша работоспособность будет снижена. Чаще меняйте виды деятельности. Это предупреждает утомление.

* Используйте маленькие паузы для различных видов работ: во время ожидания встречи с подчиненным вы можете выучить пару иностранных слов, а перед началом совещания набросать несколько строк для статьи, которую планируете написать. Эти маленькие паузы, если их суммировать, окажутся не так уж малы. Кроме того, они помогают включаться в важные для вас дела.

* При выборе дела, которым вам следует заняться в первую очередь, спрашивайте себя: «Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой?» Это поможет расставить приоритеты.

Делегирование. Делегирование является важной частью таймменеджмента. «Я не делаю то, что может сделать мой подчиненный» — золотое правило руководителя. Ведь ваше время целесообразнее использовать для выполнения более существенных дел.

Чтобы делегирование стало помощью, а не дополнительной проблемой, оно должно быть правильно организовано:

* четко сформулируйте конечный результат, которого вы хотите достичь при решении задачи; установите, каким требованиям должен удовлетворять конечный продукт; наметьте сроки; определите, насколько важна эта работа в списке задач подчиненного;

* проверьте, понял ли вас подчиненный. Задайте ему вопросы о способах выполнения задания и о предполагаемых затруднениях, ответьте на его вопросы, предоставьте возможность обращаться к вам за помощью;

* если в процессе выполнения задачи сотрудник будет советоваться с вами по каждому поводу, уточните с ним еще раз задачу или выберите для выполнения задания другого сотрудника;

* не навязывайте подчиненному свой способ решения задачи, ведь для вас важен конечный результат. Но предупредите сотрудника о возможных сложностях;

* укажите подчиненному, какими ресурсами он может пользоваться при выполнении поручения, предоставьте ему соответствующие полномочия и сообщите об этом заинтересованным лицам;

* если задача интересная, делегируйте ее как возможность роста сотрудникам, которых вы планируете повысить в должности. Не предлагайте рутинную работу одному человеку.

Всегда старайтесь передавать полномочия, когда:

* для квалифицированного выполнения задачи вам не хватает знаний, умений или опыта;

* задание рутинное;

* задание способствует профессиональному росту подчиненных.

Шесть задач, которые никогда нельзя перепоручать:

* планирование основного проекта;

* подбор команды исполнителей этого проекта;

* контроль над работой команды;

* стимулирование членов команды;

* оценку членов команды;

* вознаграждение членов команды.

Оптимизация работы с входящими документами.

* Проанализируйте входящую почту и прекратите поступление лишней информации (возможно, какие-то формы отчетов вам уже не нужны).

* Возьмите себе за правило сразу выполнять всю необходимую работу с документом, чтобы брать его в руки только один раз. Если же это невозможно, то хотя бы сделайте один шаг для обработки документа: положите в нужную папку, внесите пометки и т.д.

* На письма отвечайте сразу или передавайте секретарю с инструкцией.

* Пишите краткую резолюцию прямо на документе, а затем отправляйте его по назначению (для бумаг, подлежащих хранению, попросите сделать копию).

* Складывайте входящую документацию в три папки: «Срочно ответить», «Информация», «Реклама».

* Записывайте ответы на диктофон и передавайте секретарю для окончательной обработки и печати.

* Дайте указание секретарю, какие бумаги надо сразу же выбрасывать, какие направлять другим людям, какие складывать в архив.

Методы подготовки и проведения совещаний. Совещания отнимают у руководителя огромное количество времени и сил. Поэтому их следует максимально оптимизировать.

Шаги, увеличивающие эффективность совещаний:

* заранее продумайте и разошлите участникам повестку дня;

* предложите участникам встретиться в рабочих группах для обсуждения вопроса и пригласите одного-двух человек от каждой такой группы;

* короткие совещания проводите стоя — это организует, отсекает лишнее;

* выберите ведущего (не обязательно руководителя), который будет жестко придерживаться процедуры совещания (оглашение повестки, доклады или сообщения, вопросы выступающим, обсуждение, выработка решения, поддержание временного регламента);

* после совещания проверьте выполнение решений, встречаясь с исполнителями в рабочей обстановке (тогда сотрудники не будут считать совещания пустой болтовней).

Способы работы с длительными проектами, идеями, статьями. Для идей и проектов заведите папки или картотеки и помещайте туда все относящиеся к теме материалы (метод ограниченного хаоса). Периодически думайте о них и просматривайте. Когда придет время обработать материалы, у вас уже будет несколько хороших идей или решений. Носите с собой маленький блокнот для записи мыслей. Затем распределяйте записи по папкам или разделам картотеки.

Если перед вами стоит серьезная задача, которую необходимо решить, используйте для этого время сна. Настройтесь на проблему перед сном, дав подсознанию задание отыскать решение. В работе с подсознанием необходимо быть последовательным — оно инертно, неповоротливо, долго разгоняется, но если вы не будете оставлять эту практику, то подсознание скоро начнет интенсивно работать, снабжая мозг новыми идеями и интересными решениями. Будьте готовы принять сообщение — держите рядом с кроватью ручку с бумагой или диктофон. Старайтесь проснуться до будильника и не переходить сразу в бодрствующее состояние — пора между сном и явью самая плодотворная. Однако если задача не дает вам уснуть, откажитесь от такого метода.

Если вы все же попали в цейтнот, не суетитесь. Даже если вас торопят, не поддавайтесь, возьмите тайм-аут. Сядьте, выделите время для спокойного размышления. Определите стратегии выхода из кризисной ситуации. Оцените ресурсы. Подумайте, кого и каким образом можно привлечь к решению проблемы, как снизить потери. Запишите свои мысли. После этого можно приступать к реализации принятых решений и к последовательному выходу из сложной ситуации.

Освоив хотя бы часть описанных выше инструментов, вы наверняка обнаружите, что тотальная неразбериха, стресс и суета отступили, а вы стали больше успевать не за счет увеличения рабочего дня, а за счет успешного таймменеджмента.

Светлана Наумова

Тренер-консультант АКМР

Источник: www.directorinfo.ru «Директор-инфо» № 17'2002

Версия для печати
Обсудить статью на форуме.